Digitalisierung des Rechnungswesens

Belege akkurat in Ordnern abzuheften und dann der weiteren Verarbeitung dem Buchhalter zu übergeben genügt  nicht mehr dem  Anspruch an eine modern geführte Buchhaltung. Doch was braucht es dazu?

Nun ja, zugegeben eine  Umstellung im Arbeitsablauf, gegebenenfalls ist auch technisch einiges nachzurüsten. Doch der einmalige Aufwand lohnt sich und bringt nicht nur Erleichterungen in nachgelagerten Prozessen – sie haben sicher öfter als einmal in einem Ordner-Archiv nach einer Eingangsrechnung oder einem Vertrag gesucht – sondern macht ganze Arbeitsschritte obsolet.

Aber alles der Reihe nach –wir starten mit den Eingangsrechnungen Ihres Unternehmens. Die Großzahl Ihrer Lieferanten ist in der Lage, manchmal  allerdings erst nach Aufforderung, Rechnungen per E-Mail zuzustellen. Für die Freigabe dieser Rechnungen im Unternehmen starten Sie am besten einen Workflow – so wird die Rechnung digital an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet und digital bearbeitet. Am Ende des Prozesses erhält die Buchhaltung  freigegebene Rechnungen. Die Buchhaltungssoftware heftet jedes einzelne digitale Belegbild an die Buchungszeile – so können Sie auch Jahre später per Mausklick  jede einzelne Eingangsrechnung am Kontoblatt abrufen! Für Eingangsrechnungen, die Sie noch auf dem Postweg erreichen, behelfen Sie sich mit einem Scanner – hierbei ist vom einfachen Tischscanner, dem Multifunktionsgerät bis hin zur Highlevel-Scanlösung mit Texterkennung je nach Unternehmensgröße alle denkbar.

Einmal genügt – keine Doppelerfassungen bitte!

Weiter geht es mit der Zahlung der Eingangsrechnungen – an Stelle der erneuten Eingabe von Lieferant, Bruttobetrag etc im Onlinebanking wird ein Datenträger erstellt, den Sie bequem in Ihr Onlinebanking importieren. EIN Datenträger, für beliebig viele  Zahlungsbeträge. Die Anlage der Kontonummern Ihrer Lieferanten erfolgt einmalig in den Stammdaten. Der Ausgleich der Zahlung am Lieferantenkonto erfolgt nahezu automatisch – es ist wiederum nur eine Buchung für die Sammelüberweisung erforderlich.

Mit dem Workflow hat man den Verbleib der Belege jederzeit im Überblick – keine Eingangsrechnung geht verloren, keine Skontofrist verstreicht ungenützt.

Beim Thema Bank angelangt – einmalig wird bei der Bank die Einrichtung eines Datenformates angefordert. Der Zugang im Onlinebanking für die Buchhaltung ist meist  mit einer Leseberechtigung völlig ausreichend. Die Kontoauszüge werden dabei nach einem bestimmten Format aus dem Online-Banking ausgelesen und nach einem fix definierten Pfad ins Buchhaltungsprogramm importiert – die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben, bringen schon die nächste große Arbeitserleichterung:

Automatisierung der Buchhaltung

Das System sucht hier beispielsweise nach Zahlungsreferenzen von Kunden und schlägt dann automatisiert das dazugehörige Kundenkonto vor. Auch bestimmte wiederkehrende Zahlungen wie Mieten, Stromabbuchungen etc. können mit Regeln versehen werden, sodass in den Folgemonaten auch hier automatisiert Aufwandskonten vorgeschlagen werden.

Und wie sieht es mit den Kassabewegungen aus? Die Verknüpfung der (Registrier)-Kasse mit der Buchhaltung ist in den meisten Fällen mittels Dateiformat CSV gegeben. Die Daten der Kassa können so zur weiteren Verarbeitung importiert werden. Dasselbe  gilt für die Ausgangsrechnungen ihres Unternehmens. Hierbei ist der Multiplikator des digitalen Versandes noch stärker zur bewerten – neben der Zeitersparnis Ihrer Mitarbeiter, die mit dem Postversand beschäftigt sind, fallen weder Drucksorten noch Porto an.

Aktenvernichter statt Belegablage

Hardcopy-Beleg nach der digitalen Verarbeitung zu vernichten fällt uns freilich im ersten Moment noch schwer – sind jedoch alle Voraussetzungen für ein revisionssicheres digitales Archiv erfüllt, befreien Sie sich von Ordnern und Archiven! Für alles, was uns digital erreicht, muss natürlich als oberste Grundregel gelten, dass digital weiterverarbeitet wird.

In wenigen Schritten zur digitalen Buchhaltung bei Gaedke & Angeringer

Ganz egal, ob Sie in der Digitalisierung noch am Anfang stehen, oder schon Teilkomponenten umgesetzt haben, sehen wir uns gemeinsam an, welche Vorgehensweise für Ihren Betrieb der effizienteste ist.

Den „Weg“ Ihrer Daten in die Kanzlei definieren wir individuell auf Ihr Datenvolumen zugeschnitten. Ganz gleich, ob die Daten von Ihnen digital übermittelt werden, wir eine gemeinsame Austauschplattform wählen oder wir die Digitalisierung für Sie übernehmen. Die dazugehörigen Arbeitsabläufe bilden wir für Sie ab, für eine reibungslose Abwicklung und eine schlanke Organisation.

Wir erstellen Ihre Buchhaltung in dem Rhythmus, der für die optimale Ausnutzung der Zahlungsziele, Ihres Mahnwesens und für das Reporting effizient ist!

Bei Fragen zur digitalen Buchhaltung stehen wir Ihne gerne jederzeit zur Verfügung.

Kontakt:
Mag. Nicole Lugger
Tel. 0316 327941 65
Email: nicole.lugger@gaedke.co.at