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Finanz intensiviert Kassenprüfungen

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Seit 1.4.2017 ist die Registrierkassensicherheitsverordnung in Kraft.  Die Anzahl der Prüfungen seitens der Finanzbehörde hielt sich bislang in Grenzen. Da die Registrierkassen nun immer mehr im Visier der Finanz stehen und die Prüfungsintensität steigt, informieren wir Sie über die häufigsten Fehlerquellen, was Sie im Falle einer Prüfung beachten müssen und wie Sie sich darauf vorbereiten können.

Schwerpunkt der Prüfungen von Registrierkassen sind formelle Mängel. Dazu zählen die Nichtbeachtung der organisatorischen Vorschriften, wie beispielsweise die Verletzung der Belegerteilungspflicht oder überhaupt die Nichterfassung von Geschäftsfällen in der Registrierkasse. Bitte beachten Sie, dass die Belegausgabe an den Kunden ein wesentlicher Bestandteil für die Erfüllung der Registrierkassenpflicht ist!

Formelle Mängel können aber auch durch fehlerhafte Belege oder Datenerfassungsprotokolle entstehen: Direkt sichtbare Fehler am Beleg sind dabei eher selten. Einer der häufigsten Fehler ist die fehlende Kassenidentifikationsnummer sowie der Ausfall der Signaturerstellungseinheit.

Achtung: Oft bleibt ein Ausfall unbemerkt! Ein Ausfall, der länger als 48 Stunden dauert, muss über FinanzOnline gemeldet werden.

Die größte, beobachtbare Fehlerquelle ist jedoch der maschinenlesbare Code (meist QR-Code). Oft wird der QR-Code auf dem Beleg nicht richtig dargestellt oder enthält mangelhafte Informationen. Meist passiert dies auf Grund eines Softwarefehlers und bleibt daher oft unbemerkt.

Um derartigen Fehlern vorzubeugen, empfehlen wir die regelmäßige Prüfung Ihrer Belege.

Im Falle einer Registrierkassenprüfung ist es vor allem wichtig dem Prüfer eine Person zu nennen, die mit der Kasse vertraut ist. Diese Ansprechperson soll bescheid wissen, wie ein signierter Nullbeleg (der ohnehin standardmäßig und an jedem Monatsletzten zu erstellen ist) ausgedruckt werden kann und wie das Datenerfassungsprotokoll ausgelesen wird. Halten Sie für die Prüfung alle Unterlagen wie Bedienungsanleitungen und sonstige zur Kasse gehörenden Unterlagen bereit.

Mit Jahresende 2019 (bzw. am letzten Tag des Jahres, an dem ein Umsatz gemacht wird) ist der Jahresbeleg (=Monatsbeleg Dezember) auszudrucken und mit der Beleg-Check-App bis längstens 15.2.2020 zu prüfen.

Bei Fragen zu diesem Thema kontaktieren Sie uns wie gewohnt.

Kontakt:
Mag. Nicole Lugger
Tel. +43 316 327 941 65
Email: nicole.lugger@gaedke.co.at

 

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