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Geschäftsprozessen auf die Sprünge helfen

Spitzenleistungen im Sport erfordern Talent und maximale Leistungsbereitschaft. Umgelegt auf den unternehmerischen Kontext beschreiben Schlagworte wie Qualität, Geschwindigkeit, Flexibilität und Zuverlässigkeit die stetig steigenden Anforderungen an Führungskräfte und Mitarbeiter. Aber wie kommt man diesen in einem von Ungewissheit geprägten Umfeld bestmöglich nach?

Ein Unternehmen in seiner Gesamtheit zu stärken gelingt, wenn man sich mit allen  relevanten  Abläufen  und  Aktivitäten, die zur Leistungserbringung eingesetzt werden, auseinandersetzt. Eine ausführliche Beschreibung der Geschäftsprozesse bildet somit die unverzichtbare (Wirbel-) Säule eines Unternehmens. Die Größe eines Unternehmens spielt dabei  keine  Rolle  –  auch  kleine  Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern sind gefordert, sich mit den internen Abläufen zu  beschäftigen.  Natürlich  ist  es  nicht erforderlich, dass ein kleines Dienstleistungsunternehmen komplexe Prozesslandschaften abbildet; es ist ausreichend, die  wichtigsten  Abläufe  und  Eckpunkte zu identifizieren. Ganz nach dem Motto: relativ  geringer  Arbeitsaufwand  in  der Prozessbeschreibung und großer Effekt in der operativen Tätigkeit, etwa durch frei werdende Kapazitäten.

Prozessorientierung setzt große Potenziale frei

Oftmals  wird  Prozessoptimierung   alleinig als Maßnahme zur Kostensenkung gesehen – weit gefehlt! Viel wesentlicher ist die Schaffung von Wettbewerbsvorteilen: Mit einer schnelleren Durchlaufzeit, einer hohen Produktqualität oder auch ganz einfach mit einem ansprechenden Kundenumgang im Falle einer Beanstandung heben Sie sich vom Mitbewerb ab. Sind die Mitarbeiter erst von der Idee  überzeugt,  dass  Prozessoptimierung den täglichen Stress, der beispielsweise   mangels  Abstimmung  oder  sogar aufgrund von Doppelarbeiten entsteht, vermindert, ist der Weg für neue, kreative   Ideen  geebnet.  Wichtig  dabei  ist, abteilungsübergreifend zu denken. Jeder einzelne Mitarbeiter soll im Bewusstsein einer  „Mannschaft“,  die  sich  gegenseitig den Ball zuspielt, agieren.

Dokumentation – aber wie?

Aus unserer Praxis hat sich die Darstellung der Geschäftsprozesse mittels Ablaufdiagramm bewährt. Mit den Dimensionen WER, WAS und WIE sind die Abläufe so auf einen Blick nachvollziehbar und verständlich.

Sie benötigen noch mehr Argumente?

Dann lassen Sie mich von folgendem, sehr einfachem Beispiel aus unserer Praxis berichten: Die Rechnungswesenabteilung  eines   mittelgroßen  Unternehmens war mit der steigenden Zahl von Lieferantenmahnungen konfrontiert. Die Routinen waren seit jeher gut eingespielt, der Prozess sah folgenden Ablauf vor: Kontrolle der Rechnungen durch zuständige Mitarbeiter,  Weiterleitung  an  Geschäftsführung,  Unterfertigung  und  Übergabe an Rechnungswesen, Verbuchung und Bezahlung. Der Prozess scheint einwandfrei; einziges Problem: Dieser stammte aus einer Zeit, als das Unternehmen rund die  Hälfte  des  heutigen  Umsatzes  generierte und an lediglich einem Standort agierte. In einem nur zweistündigen Workshop haben wir die Durchlaufzeiten und Zuständigkeiten gemeinsam mit den Mitarbeitern maßgeschneidert auf die aktuellen Gegebenheiten erarbeitet. Das durchschnittliche Zahlungsziel wurde halbiert und die Anzahl der Mahnungen gegen Null korrigiert. Ganz abgesehen von  den  positiven  Effekten  Lieferantenbeziehung, Kreditwürdigkeit und Mitarbeiterzufriedenheit …

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